為加強公司員工檔案管理，使員工檔案管理規范有序，特制定本制度。

（一）檔案建立。

1、凡公司錄用人員均須建立其個人檔案。

2、公司錄用員工需轉入以下檔案：

（1）原屬國有企業已置換身份的人員應將其原有檔案轉入公司。

（2）原屬非國有企業或其他非公有制單位人員有人事檔案資料的應將其人事檔案資料轉入公司。

（3）原屬行政事業單位人員，與原單位完全脫離關系的應將其檔案轉入公司。

（4）原屬國有企業或行政事業單位人員，現仍保留隸屬關系的應將其檔案復印件交公司。

（5）新參加工作的員工應將其學籍檔案轉入公司。

（二）員工檔案包括以下內容：

 1、人事資料。

（1）記載本人基本情況、工作和學習經歷、成長歷史及思想變化進程的履歷、自傳材料。

（2）工作單位或就讀學校記載的現實表現材料以及其他說明其專長、業務能力的評定和考核材料。

（3）學歷（學位）、職稱材料。

（4）有關歷史問題的審查、甄別與復查材料。

（5）加入黨團組織或其他黨派的材料。

（6）勞動合同書、身份證復印件、待業證明材料。

 2、工作業績資料。

（1）人事調動表、任職審批表等職級變更材料。

（2）公司對員工的考評、考勤材料。

（3）獎懲記錄。

 3、培訓資料。

（1）在職前培訓中的課程名稱、內容、時間、出勤記錄、試卷、本人心得體會或總結材料、培訓評估等材料。

（2）在崗位培訓中的培訓課程、考勤記錄、考試成績、培訓評估、總結報告等有關材料。

（3）在工作期間自費參加各類業余進修課程的成績報告單、結（畢）業證明等有關材料。

 4、黨團關系。公司員工是中共黨員或共青團員的，原則上應將黨或團組織關系轉入公司。如屬公司臨時聘用人員，其黨、團組織關系暫無法轉入的，由原所屬黨、團組織開具臨時組織介紹信，參加公司黨、團組織活動。

5、員工被公司解聘后的次月應將其檔案轉出。

（三）檔案管理。

1、員工檔案由人力資源部指定專人管理。

2、檔案進出經辦人必須簽字、單位必須蓋章。

3、檔案每年整理一次，確保內容完整、準確無誤、查閱方便。

4、嚴禁涂改、圈劃、抽取撤換檔案，嚴禁檔案內容外泄。

5、非檔案管理人員不得查閱檔案，檔案管理人員不得保管本人檔案。

（四）檔案利用

1、檔案利用方式

（1）查閱。因工作需要，有關部門工作人員可以查閱員工檔案，但應在檔案管理人員的監管下查閱，不得將檔案帶離現場。

（2）借出使用。公安、保衛、組織人事等部門因工作需要借用檔案的，應明確借閱時限，到期未還應及時催還。

（3）出具證明材料。因工作需要，由人力資源部出具與員工檔案內容有關的證明材料或檔案材料復印件。

2、檔案查閱手續

（1）查閱者出具縣（處）級單位或縣（處）級單位組織人事部門的查閱介紹信，介紹信需寫明查閱理由、對象、內容等，并由介紹單位負責人簽字、單位蓋章。

（2）人力資源部對查閱介紹信審核后送公司領導批示。

（3）經公司領導批準后開始查閱。

（4）查閱介紹信存人力資源部。

3、檔案外借手續

（1）借檔者出具借檔介紹信，其要求與查閱檔案介紹信一致。

（2）人力資源部對借檔介紹信審核后送公司領導批示。

（3）經公司領導批準后履行借檔登記手續，將借檔時間、理由、材料名稱、份數、歸還時限等進行登記，借檔人須在登記表上簽字。

（4）檔案歸還后及時在登記表上注銷。

4、出具證明材料手續

（1）要求出具證明材料的單位提供介紹信，其要求與查檔、借檔一致。

（2）人力資源部對介紹信審核后送公司領導批示。

（3）經公司領導批準后，結合利用者的要求，出具有關證明材料。

（4）一般證明材料經人力資源部負責人審定后發出，重要證明材料須經公司領導審定后發出。

5、利用檔案者須派出兩人共同經辦，只派一人者不予辦理。